Time management en de 2 minuten regel

time-management-tipsVia mijn werk volg ik af en toe een cursus. Van persoonlijke ontwikkeling, tot project management en communicatie. Een gezamenlijke training die we een paar maanden geleden volgden was een training in time management. Het doel van deze training was om efficienter te kunnen werken, gestuctureerder, zodat je zonder stress aan het einde van je dag je to do lijstje af hebt (voor zover dat mogelijk is). Een van de ‘oefeningen die we leerden vond ik ook erg nuttig in het dagelijkse leven, dus niet alleen wat werken betreft, maar ook voor de dagelijkse rompslomp. Ik leg jullie wat meer over deze oefening uit en waarbij hij je kan helpen!

Time management oefening

Ik heb geen idee of deze oefening een naam heeft, maar het idee is dat je zeg een kwartiertje de tijd neemt om een lijst te maken van alles wat je moet doen. Dit kunnen werk of school gerelateerde dingen zijn. Klusjes uit het huishouden, sporten, sociale afspraken, de tandarts/kapper, noem maar op. Het idee is om er taken op te zetten die niet dagen duren maar maximaal een paar uur. Grote projecten deel je op in meerdere kleine taken.  Een paar voorbeelden van dingen die op mijn lijstje zouden kunnen staan:

  • De was doen
  • Vaatwasser uitruimen
  • 5 kilometer hardlopen
  • Vriendin X bellen
  • Klant Y mailen over project Z
  • Vakantie boeken
  • Blog schrijven over time management

Natuurlijk is een echt lijstje aanzienlijk langer. Maar ik neem even bovenstaande als voorbeeld.

De volgende stap is om te kijken welke van deze taken binnen 2 minuten per taak te doen zijn. In dit geval zou ik de was binnen 2 minuten kunnen doen, en de vaatwasser uitruimen lukt ook prima in 2 minuten.

De rest van de taken geef je een ranking, van wat als eerste af moet, tot wat de minste prioriteit heeft. Dan ziet mijn lijstje er zo uit:

  • De was doen (Minder dan 5 minuten)
  • Vaatwasser uitruimen (Minder dan 5 minuten)
  • 5 kilometer hardlopen (3)
  • Vriendin X bellen (2)
  • Klant Y mailen over project Z (5, want ik ben nu niet aan het werk)
  • Vakantie boeken (4)
  • Blog schrijven over time management (1)

Zodra je klaar bent met het prioriteiten stellen ga je aan de slag. Je begint direct met de dingen die binnen 2 minuten te doen zijn. Zodra iets namelijk van je to-do lijst af is kan je het uit je hoofd zetten en krijg je meer ruimte voor andere dingen. Het idee is uiteindelijk ook dat als je alle taakjes die binnen 2 minuten te doen zijn gewoon direct doet, dat je ze ook niet meer hoeft op te schrijven als je weer een nieuwe to-do list maakt (want je hebt ze al gedaan ;)).

Het doel van deze oefening

Heb je nou 1 taak op je lijst die veel denkwerk vergt? Geef die prioriteit 1! Waarom? Als je de hele dag aan het ophikken bent tegen een bepaalde taak heb je niet de volle aandacht bij je andere taken. We kennen allemaal wel zo’n taak die dagen lang rond spookt, ik moet echt X doen), of oh krijg ik Y wel op tijd af? In zo’n geval wil je deze taak zo snel mogelijk van je lijstje af hebt want: zodra je het af hebt zal je niet meer constant denken: ik hoop dat het lukt, ik hoop dat het op tijd af komt! Het doel van deze time management oefening is dat je geconcentreerd en gefocust al je taken kan afwerken.

Door ALLES wat je eventueel zou moeten kunnen doen op te schrijven creëer je rust in je hoofd. Ik vind het zelf een erg prettige manier van werken. Op mijn werk maak ik ook altijd lijstjes van wat ik op een dag moet doen (in dat geval wel alleen werk gerelateerd). Ik gedij goed onder to-do lists omdat ik zo zeker weet dat ik niks vergeet. En ik probeer me aan de regel te houden: als ik het in twee minuten kan doen, doe het dan meteen.

Ik kan deze oefening iedereen van harte aanraden. Zeker de chaoten  onder ons (dat ben ik!) kunnen hier naar mijn idee veel van leren.

Ik ben benieuwd of je deze oefening al kende én of je hem eens gaat uitproberen?

 

13 Comments

  1. Laura 23 maart 2017

    Hey bil! Echt super nuttig dit! Ik ben op dit moment ook bezig met time management (lees er een boek over) en ga in sept en cursus volgen. Ben benieuwd of er nog aanvullende tips zijn. Deze tip van jou is wel makkelijk om te onthouden 🙂

    Beantwoorden
  2. Jenn 23 maart 2017

    Ik kende de oefening wel, en gebruik hem af en toe. Werkt wel!
    Jenn onlangs geplaatst…Lessons learned in my twentiesMy Profile

    Beantwoorden
  3. Charel 23 maart 2017

    Oh fijn zeg! Dit soort tips kan ik altijd gebruiken.
    Charel onlangs geplaatst…Danish skin careMy Profile

    Beantwoorden
  4. Morgaine 23 maart 2017

    Niet als een oefening, maar een soort van logisch denken? Ik doe dit allemaal al heel lang in dit geval, hahaha en dat omdat heet gewoon zo werkt, zo aangeleerd is ook? Wakker worden machine aan, vaatwasser uitruimen, weer inruimen mits er alweer wat staat, intussen koffie zetten, laptop aanzetten, is de was al gedraaid, eerst even buiten hangen of in wintertijd, hangen/droger aan.

    Toilet, als ik eerste keer ga in de ochtend, doe ik deze meteen poetsen, tijdens doortrekken bleek erin, wat door laten spoelen nog een beetje erbij en hop bril en pot even schoon. En dit allemaal binnen 10 minuten, dan laptop aan, en blogs lezen of mail bekijken eerst…

    Koffie erbij en dan rustig aan de rest van het lijstje doornemen. Wat je zegt over denkwerk, dat is bij mij dan administratie, daar trek ik een aparte dag voor uit. Omdat ik dyscalculie heb, is dat heel zwaar voor mij en zwaar vermoeiend en uitputtend.

    X
    Morgaine onlangs geplaatst…Stelen als de ravenMy Profile

    Beantwoorden
    • Bente 24 maart 2017

      Zo ver ben ik nog niet hoor, dat ik 10 minuten na het opstaan al de was heb gedaan, de vaatwasser heb uitegeruimd en de wc heb schoon gemaakt 😉 Baby steps! Ik kom er wel!

      Beantwoorden
  5. Dewi 23 maart 2017

    Handige tips! Inderdaad de 2 min klusjes als eerste , dan kun je het gelijk afvinken van je mega to do list. Creert weer rust

    Beantwoorden
  6. Anna 23 maart 2017

    Fijn! Hier ook echt een lijstjeswerker – ik ben ook altijd zo bang dat ik anders dingen over het hoofd zie. Met deze time management regels heb ik eigenlijk nog nooit gewerkt, maar het lijkt me wel heel fijn. Ga ik eens mee experimenteren! Super handig, deze uitgebreide uitleg! 🙂

    Beantwoorden
  7. GEWOON SHER 23 maart 2017

    Haha wat handig dit! Ik had er nog nooit van gehoord. Ik maak voor mezelf altijd een zeer ambitieuze planning en vervolgens… Verschuif ik alles naar de volgende dag hahaha

    Beantwoorden
  8. Joor 23 maart 2017

    Kende deze oefening niet maar is wel erg handig!! 🙂

    Beantwoorden
  9. Chantal Janssen 23 maart 2017

    Super handig! Ik heb idd ook altijd een ELLENLANGE to do list, dus ideaal voor mij. Hahaha.

    Beantwoorden
  10. Benthe 23 maart 2017

    Klinkt als een handige methode! Ik heb hem nog nooit gebruikt maar ga dit zeker meenemen. Ik wissel ongeveer elke twee maanden met to-do-list methode, en op het moment doe ik het een beetje random. Dus dit gaat me helpen om weer wat gestructureerder te worden 😁, bedankt voor de tips!

    Beantwoorden
  11. Romy 24 maart 2017

    Dat klinkt echt superhandig! Vooral slim om op te schrijven wat je heel snel kunt doen, zodat je die dingen eerst doet en je lijstje meteen iets korter wordt. Zelf werk ik ook weleens met de Pomodoro-techniek, waarbij je 25 minuten geconcentreerd werkt aan iets en dan 5 minuten iets anders mag doen. Dat werkt voor mij heel fijn.
    Romy onlangs geplaatst…Outfit of the day: pastelroze zomerjasMy Profile

    Beantwoorden
  12. Dylan gaat naar buiten 27 maart 2017

    Kende ‘m niet, maar ga het zeker eens proberen1

    Beantwoorden

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CommentLuv badge